Доксинбокс что это за программа

Электронный документооборот в ресторане, часть 1. DocsInBox – плюсы и минусы

Подпишись на наш канал в Телеграме , чтобы быть в курсе последних новостей ресторанного бизнеса!

Цифровизация процессов в нашем обществе все больше и больше ведет к тому, что привычные бумажки заменяются, упраздняются и исчезают благодаря новым технологиям. Бумажный документооборот – это известный пожиратель времени. Причем настолько прожорливый, что ради него могут создаваться целые отделы. Есть даже шутка: посади одного бухгалтера, и вокруг него тут же образуется ещё 10, если дело связано с бумагами.

Бумажные накладные и акты сверок могут напрямую влиять на размер фонда оплаты труда. Чем больше документооборот, тем больше приходится нанимать человек, чтобы за ним уследить. А большой объем работы с документами неминуемо ведет к ошибкам. Просто человеческий фактор: посмотрел не на ту строчку, вычеркнул не ту цифру и т.д.

Ручной ввод данных в эру электронных сервисов выглядит пренебрежением к современным правилам эффективной работы: получать больше, вкладывая меньше времени и средств. Некоторые руководители, правда, ещё пытаются удержаться за такую позицию: «Я плачу бухгалтеру зарплату, мне все равно, сколько времени она тратит на внесение накладных». Но если раньше кто-то еще мог позволить себе такое халатное отношение к своим ресурсам, то сейчас, в условиях, близких к военному положению, когда все силы брошены на спасение бизнеса, оптимизация процессов может стать уже вопросом выживания.

Не остается в стороне и государство, которое также (пусть и насильно) внедряет цифровые технологии в привычные процессы ресторана. Конечно, автоматизация со стороны государства внедряется для усиления контроля за теми сферами, где был простор для махинаций. Еще пять лет назад никто не мог поверить в существование ЕГАИС, в то, что мы будем отчитываться о продаже каждой бутылки алкоголя. Но сейчас каждый ресторатор знает: если хочешь продавать алкоголь, то нужно быть подключенным к системе ЕГАИС и принимать накладные с алкоголем в электронном виде.

Не менее бурное сопротивление вызвала и государственная система контроля электронных ветеринарных сертификатов – «Меркурий». Но только теперь все ветеринарные сертификаты, даже на молоко для кофе, стали электронными. Бумажные накладные, бумажные сертификаты навсегда уходят в прошлое.

Поэтому мы решили составить краткий обзор наиболее популярных систем электронного документооборота, которые могут существенно облегчить жизнь ресторатора. И сохранить наш многострадальный лес.

Начнем с одной из самых популярных в России систем – DocsInBox.

Как это работает?

DocsInBox – это облачное решение, которое является документопроводом между поставщиком и рестораном. Открывается программа в браузере и выглядит дружелюбно. Для обучения бухгалтеру хватит и часа (конечно, если он не считает TeamViewer иноземным захватчиком).

При подключении к DocsInBox поставщик выгружает туда накладные из своей учетной системы с помощью специальной обработки (бесплатной для него). А ресторан забирает эти накладные в электронном виде сразу в свою учетную систему. Т.е. вместо утомительного ручного ввода накладная одним нажатием кнопки бухгалтера улетает сразу в учетную базу.

Поскольку DocsInBox разрабатывалась именно для ресторанного бизнеса, здесь учтены все реалии этой сферы:

Во второй части публикации про электронный документооборот в ресторане мы рассмотрим альтернативы DocsInBox – Mixcart, CHUSER, «Контур. Диадок». Разберем все особенности, плюсы и минусы, чтобы вы смогли сделать осознанный выбор и подобрать систему, которая подходит именно вашему бизнесу.

Источник

Инструкция по работе с DocsInBox (основная)

Вы можете сохранить эту инструкцию в pdf или word:

Содержание документа

1. Вход в DocsInBox

Для работы с системой в интернет браузере введите адрес https://dxbx.ru

Мы рекомендуем использовать последние версии самых распространенных браузеров:

Google Chrome

Opera

Другие браузеры по возможности поддерживаются, но работа всей функциональности с ними не гарантируется.

Используйте браузер в обычном режиме, в приватном («частном», «инкогнито») работать будет не все, и система сообщит вам об этом при входе.

На странице входа в систему введите ваш логин (e-mail адрес) и пароль, и нажмите «Вход». Если вы забыли свой пароль, его можно восстановить по кнопке «Забыли пароль?».

Свои данные пользователя (и пароль в т.ч.) можно изменить в личном кабинете пользователя. Там же можно включить отправку отчета об отклонении цен на электронную почту.

2. Загрузка справочников в DocsInBox

В DocsInBox из учетной системы выгружаются следующие справочники: Контрагенты, Номенклатура, Склады.
Эти справочники могут быть только импортированы из учетной системы и не редактируются в DocsInBox.

Для импорта справочников нажмите на кнопку «Импорт» / «Импорт справочников» в списке документов.

Также кнопка импорта есть на вкладке «Сопоставление» в самой накладной:

Прогресс-бар любого процесса

При запуске любого процесса в правом верхнем углу появляется окно с прогресс-барами:

Процессами являются: импорт справочников из учетной системы, импорт документов из ЕГАИС, выгрузка документов в учетную систему и другие. Пока процесс выполняется на индикаторе горит количество незавершенных процессов. При завершении процесса с успехом или с ошибкой раздается соответствующий звуковой сигнал. Если все процессы завершаются успешно, на индикаторе загорается «0». Индикатор прогресс-бара можно раскрыть и увидеть текущие процессы и их статусы, и статусы завершения процессов:

В случае, если процесс завершается с ошибкой прогресс-бар раскрывается автоматически и на нем отображается ошибка завершения. При появлении ошибки вам следует обратиться в нашу тех. поддержку

При работе с любой таблицей системы (справочники, документы) можно пользоваться следующими средствами управления таблицей (все управляющие элементы расположены в шапке таблицы):

«Столбцы». Нажав на эту кнопку можно настроить видимость выводимых на экран столбцов.

«Напечатать». Нажав на эту кнопку можно вывести таблицу на печать или сохранить в файл.

«Поиск». Введя в окно поиска запрос можно отфильтровать записи в таблице по этому значению.

«Сортировка столбцов «. Выбрав столбец таблицы нажатием на него, можно отсортировать строки по значению этого столбца.

3. Получение документов от поставщика в DocsInBox

3.1 Появление новых документов

Документы в систему отправляются поставщиком с помощью следующих каналов (если вы не получили накладную, свяжитесь с вашим менеджером поставщика, и попросите его отправить документ в DocsInBox):

3.2 Дубли документов

Каждая накладная, которая появляется в DocsInBox имеет собственный «Внутренний номер» в формате: DX123456A

Для продуктовых документов, в процессе вычерков, исправлений и обсуждений с поставщиком, может появиться несколько новых версий документа (например, с новым количеством строк и другой суммой, но под тем же номером и датой).

Идентичные по всем полям документы мы дважды не загружаем в систему (если поставщик отправляет вам идентичный документ еще раз, по всей видимости он делает это по ошибке)

Накладные ЕГАИС в большинстве случаев не поддерживают версии, т.к. они могут быть загружены только один раз. Если в документе ЕГАИС возникла проблема и его надо переделать, то ФСРАР требует отказать и аннулировать текущий документ и сделать совсем новый другой. Но если появление дубля связано с ошибками работы ЕГАИС или УТМ, то в определенных случаях мы загрузим дубль этого документа.

В случае если версии документа в системе и загружаемого поставщиком отличаются появляется дубль:

На форме самой накладной также отображается индикатор, что у документа есть дубли:

На красном индикаторе на вкладке «Дубликаты» отображается количество версий документа. На этой вкладке расположена таблица с самими версиями документа, из таблицы дубли можно открыть и посмотреть их содержимое. Неверные версии документа лучше аннулировать.

3.3 Аннулирование накладной

Если накладная некорректна, ее можно аннулировать. Для этого в форме накладной необходимо нажать кнопку «Аннулировать и закрыть»:

Перед аннулированием алкогольной накладной, нужно проверить, что накладная отозвана поставщиком или вами отправлен акт об отказе в приёмке.

4. Приемка накладных (в т.ч. ЕГАИС приемка)

DocsInBox позволяет осуществлять «приемку» накладных. Это необходимо делать в течении суток после факта поставки при работе с системой ЕГАИС по алкогольным накладным. А также эту процедуру можно использовать при входном контроле поставок любых других продуктов по обычным накладным от поставщиков. Приемка может осуществляться из интерфейса калькулятора. Также можно завести пользователей с упрощенным интерфейсом только для приемки для барменов, поваров или администраторов ресторанов.

Для приемки документов войдите в систему и откройте вкладку «Накладные»:

Для приемки накладной необходимо ее открыть и перейти на закладку «Приемка» (п.1)

Для приемки необходимо проверить фактически поступившее количество продуктов или напитков и заполнить его в столбец «Кол.факт» (см.рис. п.2). При открытии непринятого документа в этом столбце уже проставлены количества равные количеству поставщика (см. столбец «Кол.пост.»). Если фактическое количество отличается от данных документа его нужно просто исправить. Документ можно сохранить с исправленными фактическими количествами и закрыть без принятия, например, чтобы уточнить данные и вернуться к оформлению позднее. Для этого, не нажимая кнопок раздела приемки (см.рис. п.3), нажмите «Сохранить».

Для факта приемки документа необходимо зафиксировать результат с помощью одной из трех кнопок раздела приемки (см.рис. п.3). Возможно три варианта приемки документов:

Принять больше товара, чем указано в накладной поставщика, нельзя. В этой ситуации необходимо либо попросить поставщика переделать накладную, либо запросить дополнительную накладную на излишек.

После нажатия на какую-либо кнопку приемки запустится процедура «Приемка». В случае, если накладная получена из ЕГАИС, будет осуществлена отправка акты приёмки в ЕГАИС.

Для проверки результата текущей обработки документа в ЕГАИС можно воспользоваться сервисом ФСРАР.

Как это сделано описано в каждой накладной из ЕГАИС на вкладке:

5. Сопоставление накладных и выгрузка в учетную систему

Сопоставление документов можно проводить в любой момент (и до приемки и после). Выгрузить можно полностью сопоставленный документ, даже до приемки (если это не ЕГАИС). Но если в ресторане используется процедура «Приемки» желательно дождаться ее результатов до выгрузки, чтобы выгружать уже проверенные данные.

5.1 Ручное сопоставление номенклатуры

Для сопоставления необходимо открыть документ на вкладке «Сопоставление» (см.рис. п.1):

Подобрать номенклатуру. Она подбирается по справочнику номенклатуры ресторана загруженному из учетной системы (см.рис. п.3).

Работа с номенклатурой

В DocsInBox новые номенклатура, склады и контрагенты не создаются. Их необходимо создать в вашей базе учетной системы и потом загрузить в DocsInBox. Загрузка справочников осуществляется кнопкой «Импорт справочников» из формы документа или из списка накладных.

При появлении новой номенклатуры вначале создайте ее в справочнике в учетной системе, потом загрузите в DocsInBox и только потом проведите сопоставление.

После полного сопоставления накладной при сохранении ей устанавливается статус «Обработана калькулятором» и документ готов к выгрузке в учетную систему.

Цветовое выделение строк таблицы

Строки таблицы документа выделяются в зависимости от ситуации:

5.2 Автоматическое сопоставление

DocsInBox запоминает данные ручных сопоставлений, и в дальнейшем пробует сопоставить все данные новых документов. Также можно вызвать сопоставление таблицы по данным базы вручную. Для этого выберите вариант сопоставления, нажав кнопку «Автозаполнение». Возможно два варианта автоматического сопоставления:

5.3 Выгрузка в учетную систему

Полностью сопоставленный документ можно выгрузить в учетную систему. Это можно сделать с помощью кнопки «Сохранить и отправить» на форме документа или «Отправить» из списка накладных (будут выгружены все сопоставленные документы в статусе «Обработана калькулятором»).

После выгрузки документу устанавливается статус «Загружено покупателю».

Приложение 1. Состояния накладных

Статус	Иконка в списке и цвет строки	Описание статуса
Получена от поставщика	Документ получен от поставщика. С документом не предпринимались никакие активные действия. Можно осуществить процедуру «Приемки» или сразу перейти к «Сопоставлению».
Отправлен акт в ЕГАИС		Данный статус устанавливается только для документов из ЕГАИС. После процедуры «Приемки» (которая была выполнена с любым статусом, и для приемки, и для отказа) в ЕГАИС отправляется ответ. Пока ЕГАИС не подтвердил корректность процедуры «Приемки» документ висит в статусе «Ожидание ответа ЕГАИС» и его нельзя загрузить в учетную систему, производить сопоставление можно.
Принята покупателем		Документ принят покупателем. Если это накладная ЕГАИС, то этот статус устанавливается после получения ответа из ЕГАИС. Если это не ЕГАИС накладная, то сразу же после процедуры «Приемки».
Обработана калькулятором		Табличная часть документа полностью сопоставлена (вручную или автоматически) и документ можно выгружать в учетную систему.
Загружена покупателю		После процесса «Ожидание ответа ЕГАИС» из ЕГАИС пришел отказ. Отказ может быть вызван отзывом документа поставщиком или проблемами в работе ЕГАИС. По документу желательно обратиться в тех.поддержку сервиса и уточнить причины отказа.
Аннулирована		Документ был аннулирован пользователем или автоматически системой, и отправлен в «архив» системы. Аннулирование в том числе происходит при успешном отказе в ходе процедуры «Приемки» (и ЕГАИС, и не ЕГАИС документов).

Приложение 2. Бизнес-процесс обработки накладных

Если вы заметите неточности в инструкции или опечатки, или что-то описано непонятно, вы можете с нами связаться по электронной почте: support@docsinbox.ru

Вы можете написать нам вопрос прямо из системы, по кнопке «Связаться с нами»:

Источник

DocsInBox 17+

DOKSINBOKS, OOO

Designed for iPhone

iPhone Screenshots

Description

DocsInBox — это мобильное приложение для работы с документами в ресторане.

В DocsInBox Вы можете:
— принимать алкогольные и продуктовые накладные,
— сканировать алкоголь коробками,
— принимать, выгружать и подписывать юридически значимые накладные,
— создавать и отправлять заказы поставщикам.
— списывать, делать возврат и перемещение алкоголя по актам ЕГАИС,
— проводить инвентаризацию алкоголя.

Теперь решение этих задач стало еще проще, быстрее и удобнее.

С помощью нашего сервиса уже более 8 000 ресторанов безопасно работают с системами ЕГАИС и «Меркурий», а также отправляют заказы поставщикам и выгружают накладные в учетную систему.

Мы разбираемся в ресторанной специфике, потому что сами владельцы ресторанов. Знаем, с какими проблемами ежедневно сталкиваются калькулятор, бармен, закупщик, и оказываем экспертную поддержку наших пользователей даже в “пятницу вечером”.

Мы рекомендуем начать работать по-новому в нашем приложении! А также с нетерпением ждем ваших отзывов и предложений.

Мы с удовольствием заберем на себя ежедневную рутину, ведь DocsInBox создан для того, чтобы вы могли создавать больше.

Источник

DocsInBox 17+

DOKSINBOKS, OOO

Для iPhone

Снимки экрана (iPhone)

Описание

DocsInBox — это мобильное приложение для работы с документами в ресторане.

В DocsInBox Вы можете:
— принимать алкогольные и продуктовые накладные,
— сканировать алкоголь коробками,
— принимать, выгружать и подписывать юридически значимые накладные,
— создавать и отправлять заказы поставщикам.
— списывать, делать возврат и перемещение алкоголя по актам ЕГАИС,
— проводить инвентаризацию алкоголя.

Теперь решение этих задач стало еще проще, быстрее и удобнее.

С помощью нашего сервиса уже более 8 000 ресторанов безопасно работают с системами ЕГАИС и «Меркурий», а также отправляют заказы поставщикам и выгружают накладные в учетную систему.

Мы разбираемся в ресторанной специфике, потому что сами владельцы ресторанов. Знаем, с какими проблемами ежедневно сталкиваются калькулятор, бармен, закупщик, и оказываем экспертную поддержку наших пользователей даже в “пятницу вечером”.

Мы рекомендуем начать работать по-новому в нашем приложении! А также с нетерпением ждем ваших отзывов и предложений.

Мы с удовольствием заберем на себя ежедневную рутину, ведь DocsInBox создан для того, чтобы вы могли создавать больше.

Источник

DocsInBox 17+

DOKSINBOKS, OOO

Designed for iPhone

iPhone Screenshots

Description

DocsInBox — это мобильное приложение для работы с документами в ресторане.

В DocsInBox Вы можете:
— принимать алкогольные и продуктовые накладные,
— сканировать алкоголь коробками,
— принимать, выгружать и подписывать юридически значимые накладные,
— создавать и отправлять заказы поставщикам.
— списывать, делать возврат и перемещение алкоголя по актам ЕГАИС,
— проводить инвентаризацию алкоголя.

Теперь решение этих задач стало еще проще, быстрее и удобнее.

С помощью нашего сервиса уже более 8 000 ресторанов безопасно работают с системами ЕГАИС и «Меркурий», а также отправляют заказы поставщикам и выгружают накладные в учетную систему.

Мы разбираемся в ресторанной специфике, потому что сами владельцы ресторанов. Знаем, с какими проблемами ежедневно сталкиваются калькулятор, бармен, закупщик, и оказываем экспертную поддержку наших пользователей даже в “пятницу вечером”.

Мы рекомендуем начать работать по-новому в нашем приложении! А также с нетерпением ждем ваших отзывов и предложений.

Мы с удовольствием заберем на себя ежедневную рутину, ведь DocsInBox создан для того, чтобы вы могли создавать больше.

Источник