Инструкции по работе ЕСЭДО для сотрудников канцелярии (регистраторов)
Инструкции по работе ЕСЭДО для сотрудников канцелярии (регистраторов)
Назначение, пользователи и функции системы.
ЕСЭДО-B Республики Казахстан представляет собой ведомственную информационно-справочную систему для обработки электронных документов. Данная система создана на основе программного комплекса Lotus Notes 6.5. Система автоматизирует процессы подготовки, регистрации, структурирования, маршрутизации, хранения, архивации, поиска и обработки электронного документа, контроля их исполнения, авторизации доступа к ним, рассылки электронного документа.
В системе реализованы следующие операции:
— регистрация входящей корреспонденции;
— регистрация исходящей корреспонденции;
— регистрация директивных документов вышестоящих организаций;
— регистрация внутренних организационно-распорядительных документов организации;
— контроль за исполнением документов и поручений руководства;
— формирование справок и отчетов, принятых в организации;
— создание проектов электронных документов;
— согласование и утверждение проектов электронных документов по заданным и произвольным маршрутам согласования;
— преобразование документов из бумажной в электронную форму.
Квалификационные требования к пользователям ЕСЭДО-B определяются выполняемыми ими ролями, согласно которым пользователи системы делятся на следующие группы:
Общие требования к квалификации пользователей:
— наличие основ знаний по предметной области (бизнес-процесс документооборота);
— наличие знаний и навыков работы на персональных компьютерах, операционной среды MS Windows, MS Office, почтовыми клиентами и работой в веб-браузере Microsoft Internet Explorer;
— знание правил технической эксплуатации оборудования;
Каждая группа пользователей ЕСЭДО-B имеет доступ к определенным функциям системы.
Порядок авторизации и входа в систему.
При запуске Lotus Notes 6.5 на рабочем столе операционной системы появляется страница авторизации (Рис.1 «Страница авторизации ЕСЭДО-В»). В программу могут входить только пользователи, зарегистрированные в системе Администратором. Пользователь выбирает свою фамилию из предложенного списка, а затем вводит свой уникальный пароль.
Рис. 2 «Страница авторизации ЕСЭДО-В»
После загрузки системы на экране отображается Рис.2 «Главная страница». Щелкнув на один из значков на передней части экрана, вы переходите на работу с соответствующей базой данных.
Рис. 3 «Главная страница»
Принцип работы с базами данных схожий. Рассмотрим этот принцип на примере работы с базой данных «Корреспонденция».
Назначение БД «Корреспонденция»: Обеспечение централизованного, контролируемого учета корреспонденции, поступающей и отправляемой во внешние организации.
Общее описание: БД «Корреспонденция» позволяет работать со следующими представлениями данных (Рис.3 «Представления данных БД «Корреспонденция»):
Рис. 4 «Представления данных БД «Внешняя корреспонденция»»
Группа пользователей «Регистраторы» имеет следующие возможности в системе:
— работа с регистрационно-контрольной карточкой (РКК) документа;
— работа с карточкой резолюции (КР) документа;
— работа с карточкой поручений (КП);
— работа с карточкой перепоручений (КПП);
— вложение электронного документа в карточку;
— обеспечение доступа к содержимому документа из карточки с помощью ссылки;
— просмотр календаря заданий
— работа с проектами документов.
Регистрация документа. Данная операция доступна пользователю ЕСЭДО-В, имеющему роль «Регистратора». Для того, чтобы зарегистрировать поступивший (бумажный) документ в системе, необходимо в одном из представлений данных нажать кнопку «РКК Входящего», расположенной на панели инструментов данной экранной формы. Для регистрации ЭД, поступивших через ЦМД, необходимо в представлении данных «Поступившие» выбрать необходимый документ и дважды кликнуть левой кнопкой «мышки». После вышеуказанных действий система предложит экранную форму регистрационно-контрольной карточки документа, реквизиты которой необходимо заполнить (Рис.4 «Регистрационно-контрольная карточка входящего документа»).
После заполнения всех необходимых реквизитов РКК документа необходимо нажать кнопку 
, документу будет автоматически присвоен регистрационный номер согласно настроенному в системе шаблону регистрационных номеров входящих документов. Сохранить карточку документа без регистрации в системе можно, нажав кнопку 
. Для того, чтобы распечатать РКК документа, необходимо нажать кнопку 
В зависимости от назначения документа регистратор после регистрации документа может отправить документ:
— «На Резолюцию» – в случае, когда документ предназначается для рассмотрения руководством. Для этого необходимо нажать кнопку «На резолюцию», расположенную на верхней панели инструментов экранной формы приложения. При этом статус документа приобретает значение «На резолюции»;
Рис. 4 «Регистрационно-контрольная карточка входящего документа»
РКК «Входящего документа» содержит следующие атрибуты:
— «Регистрационный номер Входящего» – автоматически формируется по настроенному администратором ЕСЭДО шаблону;
— «Регистрационный номер Исходящего» – вводится «Регистратором» в случае, если документ поступил в ведомство почтой или нарочно, если документ был получен через Центр межведомственного документооборота, то система автоматически введет значение данного атрибута;
— «Дата резолюции»- дата резолюции вышестоящих организаций, вводится «Регистратором» в случае, если документ пришел почтой или нарочно. Eсли документ был получен из Центра межведомственного документооборота, то система автоматически введет значение данного атрибута;
— «Внешние исполнители»- исполнители документа (внешние организации), значение атрибута выбирается из справочника корреспондентов;
— «Текущий срок исполнения (внешний)»- срок исполнения для внешних исполнителей документа. Значение атрибута вводится вручную;
— «Фактический срок исполнения»- вводится вручную;
— «Список резолюций»- автоматически формируется весь список резолюций по документу;
— «Не соответствует регламенту»- отметка о несоответствии документа регламенту;
— «ДСП»- отметка документов для служебного использования;
— «Оригинал»- отметка о регистрируемой копии или оригинале (применительно только для бумажных документов).
Для того, что бы вложить электронный документ в «РКК входящего документа » необходимо:
Перейти на вкладку «Содержание» ((Рис.8 «РКК Входящего. Вкладка “Содержание”»).
Рис.8 «РКК Входящего. Вкладка «Содержание»»
Добавить содержимое входящего документа. Затем под списком присоединенных файлов нажать на кнопку «Присоединить». В появившейся РК «Вложенный файл» (Рис.9 «РК “Вложенный файл”») заполнить атрибуты:
Рис.9 «РК «Вложенный файл»»
— выбрать диск, папку, выделить файл, который требуется вложить и нажать кнопку «Открыть».
Регистрация документа к номеру. Под документом «К номеру» в системе ЕСЭДО-В принято считать документ, который имеет в своем содержании ссылку на документ, зарегистрированный ранее в системе ЕСЭДО-В, либо совпадающий с ним по характеру вопроса. Такой документ в системе ЕСЭДО-В регистрируется как «К номеру» с указанием необходимых реквизитов в РКК документа. Регистрационный номер документа формируется в соответствии с настроенным шаблоном формирования регистрационных номеров для документов «К номеру».
Для регистрации документа « К номеру» необходимо в любом из представлений данных «Входящих документов» установить курсор на необходимом документе и на панели инструментов экранной формы нажать кнопку 
.
Работа с карточкой резолюции (КР) документа.
Формирование резолюции к документу (КР). Для формирования резолюции к документу необходимо в любом из представлений данных «Входящих документов» установить курсор на необходимом документе и на панели инструментов экранной формы нажать кнопку 
. Система предложит заполнить реквизиты экранной формы карточки резолюции документа (Рис.5 «Регистрационная карточка резолюции»):
Рис. 5 «Регистрационная карточка резолюции»
Система позволяет формировать резолюции, как к основному документу, так и к пункту документа. У одного документа может быть несколько резолюций в зависимости от движения документа по иерархии власти данного государственного органа.
Работа с карточкой поручения (КП). Операция по формированию поручения к документу (КП) доступна всем пользователям ЕСЭДО-В. Для формирования поручения к документу необходимо в любом из представлений данных «Входящих документов» установить курсор на необходимом документе и на панели инструментов экранной формы нажать кнопку 
. Система предложит заполнить реквизиты экранной формы карточки поручения к документу (Рис.6 «Регистрационная карточка поручения»):
Рис. 6 «Регистрационная карточка поручения»
Система позволяет формировать поручения как к основному документу, так и к пункту документа. У одного документа может быть несколько поручений в зависимости от движения документа по ступеням организационной иерархии данного государственного органа.
Работа с карточкой перепоручения (КПП) Для формирования перепоручения к документу необходимо в любом из представлений данных «Входящих документов» установить курсор на необходимой карточке поручения к документу и на панели инструментов экранной формы нажать кнопку 
. Система предложит заполнить реквизиты экранной формы карточки перепоручения к документу (Рис.7 «Регистрационная карточка перепоручения»):
Рис. 7 «Регистрационная карточка перепоручения»
Система позволяет формировать перепоручения, как к карточке резолюции документа, так и к карточке поручения к документу. У одной карточки резолюции может быть несколько карточек перепоручении.
Формирование карточки исполнения. Данная операция доступна только для документов со статусом «На исполнении», после того, как «Регистратор» или «Контролер» отправит документ на исполнение в структурные подразделения. Для того, чтобы оформить карточку исполнения, необходимо в любом из представлений БД «Входящие» установить курсор на документе и нажать кнопку 
. Система предложит экранную форму карточки исполнения для заполнения (Рис.10 «Регистрационная карточка исполнения»). После ввода реквизитов и сохранения карточки исполнения в базе данных документ приобретает статус «Исполнен».
Рис. 10 «РК Исполнения»
В процессе обработки документов могут принимать следующие статусы (состояния):
— 
Для сведения – документ, пришедший для сведения.
Просмотр личного календаря.
Личный календарь представляет собой страницу с перечнем документов на исполнении у данного пользователя системы ЕСЭДО-В. В зависимости от сроков исполнения документы визуальны, разнесены по дням «календаря заданий». Представление данных «календаря заданий» можно изменить, показывать задания только на один день. Для этого выберите из списка «DAY» (день), расположенного на верхней панели инструментов «календаря заданий» функцию «ONE DAY» (один день). Так же можно представить «календарь заданий», расписанный на 2 недели. Для этого выберите из списка «WEEK» (Неделя) функцию «TWO WEEK» (Две недели). По умолчанию данные в «календаре заданий» представлены в виде текущей недели.
Поисковые функции в базах данных реализованы с помощью представлений.
Например, представления данных «Входящие» подразделяется на 7 групп:
— По регистрационным номерам;
В каждом из представлений данных документы, отсортированы, для удобства работы, в соответствующем порядке.
В системе еще можно использовать поиск документа по следующим параметрам: по регистрационным номерам, по дате, по исходящему номеру документа, по корреспондентам, а также используя строку поиска, записать слово, словосочетание, предложение и т. д.
Единая система электронного документооборота государственных органов (ЕСЭДО)
Повышение эффективности и прозрачности делопроизводства государственных органов путем унификации ведомственных и межведомственных технологических процессов документационного обеспечения государственных органов:
— сокращение времени доставки электронных документов;
— сокращение времени на регистрацию и поиск документов;
— упорядочивание бизнес-процессов делопроизводства Республики Казахстан;
— гарантированность доставки электронных документов (отправка электронного уведомления о доставке отправителю письма).
По состоянию на декабрь 2014 года 65 центральных и 16 местных исполнительных органов, 1 950 территориальных подразделений государственных органов активно используют ЕСЭДО или ведомственную систему электронного документооборота, интегрированную с ЕСЭДО.
Ключевые показатели проекта в 2014 году:
Количество электронных документов, отправленных через Центр ЕСЭДО (межведомственный документооборот) ЦГО составило 99,16%, доля безбумажного документооборота от общего объема документооборота в ЦГО и МИО составила 64,71%.
Доля межведомственного электронного документооборота (внешние исходящие документы) в системе ЕСЭДО без дублирования на бумажных носителях составила 65,04 % и внутриведомственного электронного документооборота (внутренние исходящие документы) в системе ЕСЭДО без дублирования на бумажных носителях составила 91,58 %, что составляет в среднем 78,31%.
Как известно, процесс внедрения Единой системы электронного документооборота (ЕСЭДО) и межведомственного документооборота государственных органов с использованием электронно- цифровой подписи проводится Агентством Республики Казахстан по информатизации и связи в рамках реализации государственной программы формирования «электронного правительства».
Уже к концу 2005 года ЕСЭДО была внедрена в 56 государственных органах, вследствие чего в этих ведомствах в первую очередь были автоматизированы процессы регистрации и контроля над исполнением документов. Следующий этап внедрения безбумажного обмена документами с применением электронной цифровой подписи стартовал в феврале 2006 года. По состоянию на 22 сентября, процесс этот охватил 16 центральных аппаратов государственных органов и 16 Комитетов, 5 госорганов находятся на этапе вхождения в систему межведомственного документооборота.
В числе центральных аппаратов государственных органов Администрация Президента, Канцелярия Премьер-Министра, Конституционный совет, Министерство юстиции, Министерство транспорта и коммуникаций, Министерство сельского хозяйства, Министерство внутренних дел, Министерство экономики и бюджетного планирования, Министерство образования и науки, Министерство культуры и информации, Министерство индустрии и торговли, Министерство труда и социальной защиты населения, Счетный комитет, Центральная избирательная комиссия, Управление делами Президента, Агентство по информатизации и связи.
Внедрение межведомственного документооборота происходит сейчас в Министерстве по чрезвычайным ситуациям, Министерстве здравоохранения, Министерстве иностранных дел, Министерстве энергетики и минеральных ресурсов и Республиканской Гвардии. В течение первой декады октября планируется внедрение межведомтсвенного документооборота в Министерстве финансов и в Министерстве охраны окружающей среды.
Руководство и сотрудники государственных органов проходят качественное обучение по пользованию новой информационной системой. Было обучено более 3,5 тысячи пользователей, и на текущий момент электронную цифровую подпись в работе используют более 400 руководителей высшего и среднего звена. Вот только несколько мнений представителей госорганов, которые уже испытали на себе работу системы.
До конца текущего года к межведомственному электронному документообороту будут подключены все центральные исполнительные государственные органы, дислоцирующиеся в Астане, а уже в ближайшем будущем, по мере развития проекта «Единой транспортной среды государственных органов», в этот процесс будут вовлечены все территориальные органы госуправления.
С целью нормативно-правового обеспечения функционирования межведомственного документооборота Агентством по информатизации и связи, совместно с Администрацией Президента и Канцелярией Премьер-Министра, были разработаны и утверждены «Временные правила электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан». А также Акционерному обществу «Национальные информационные технологии» выдана лицензия на предоставление услуг цифровой подписи и подтверждение достоверности регистрационных свидетельств.
В свою очередь, с целью автоматизации архивной деятельности Агентством по информатизации и связи была создана и внедрена в Архиве Президента страны информационная «Система электронных архивов государственных органов» (СЭА ГО), не имеющая пока связи с «Единой системой электронного документооборота государственных органов» (ЕСЭДО). Однако после того, как Комитетом по управлению архивами и документацией будет разработан соответствующий модуль по интеграции двух этих систем, СЭА ГО сможет полноценно принимать, обрабатывать и хранить электронные документы с электронной цифровой подписью из ЕСЭДО. Все необходимые для этого механизмы в СЭА ГО уже заложены.
Система электронного документооборота: что это такое и какие бывают современные СЭД – примеры, описание, виды
В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота – это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.
Сегодня она – обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности – как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, – помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).
Что такое система электронного документооборота (СЭД)
Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.
Для ее внедрения требуется покупать платформу – программный пакет – и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.
Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота – обычного и автоматизированного соответственно.
История развития
1. 80е годы ХХ века – стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми – их практические нельзя было изменить.
2. Середина 90х – создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.
3. Старт нулевых – переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.
4. С 2005 года – появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную – вместо связи «СУБД – приложение» появился треугольник «СУБД – сервер – интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.
Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Функционал СЭД: что это такое
По сути, это совокупность тех возможностей, которые обязана предоставлять используемая система, а она должна обладать следующими свойствами:
В общем случае функционал должен быть гораздо шире, чем при работе с бумажными носителями.
Требования к системам документооборота СЭД
Внимание, данные критерии должны работать и в «обратном порядке». То есть подразумевается, что компания достаточно современно оснащена технически, что ее сотрудники являются уверенными пользователями ПК и обладают всеми средствами для делового общения (Скайпом или его аналогом, электронной почтой и так далее).
Правовое регулирование и стандарты
Рассматривая, что из себя представляют САДО и СЭДО, что это такое и какими особенностями они обладают, нужно отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентирована. Но, продумывая и развивая свои продукты, создатели ПО все-таки ориентируются на положения следующих основных нормативов:
Внедряя проекты, следует руководствоваться ФЗ № 152 от 27 07 06 и № 363 от 27 12 09. При этом все стандарты скорее рекомендательного характера, что позволяет закладывать определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов.
Преимущества ЭДО
Система СЭД – это по-настоящему передовое решение, так как она обладает целым рядом достоинств по сравнению с бумажным документооборотом. В числе безусловных плюсов:
Компании, которые работают с маркировкой товаров (например, обувь, табак, алкоголь, одежда), по законодательству обязаны использовать ЭДО. Упростить и оптимизировать деятельность поможет программный продукт от «Клеверенс» — «Курьер», который поддерживает электронный документооборот.
Недостатки ЭДО
Минусы, скорее, условные, но они тоже есть, и в их числе:
Какие бывают системы электронного документооборота
Один ее вид может содержать несколько элементов или признаков другого, но, в принципе, каждая из них ориентирована вполне конкретно. Поэтому уделим внимание каждой из существующих категорий.
Электронные архивы (ЭА)
Все их возможности ориентированы на хранение больших объемов данных и быстрый поиск нужной информации. Причем они должны позволять без проблем находить требуемые файлы как по названию, так и по заранее заданным ключевым атрибутам.
С развитыми workflow-средствами (WF)
Довольно сложны в организации и предполагают жесткую маршрутизацию с привязкой документов к соответствующим операциям. Пользуясь ими, можно задавать проведение работ по конкретным алгоритмам и таким образом предупреждать значительное число ошибок.
Нацеленные на поддержку управления компанией и на расширение базы знаний
Обычно они гибридные, то есть способные принимать в качестве базового элемента как сам файл, так и связанное с ним задание. Более того, они могут предполагать как строгий, так и свободный порядок действий.
Их активно используют в государственных структурах, на крупных предприятиях, в организациях с четко выстроенной иерархией и сводом правил. То есть в тех случаях, когда каждый сотрудник знает, как именно ему создать отчет, что в нем указать, куда его направить.
Системы типа коллабораций (collaboration)
Достаточно новые, созданные в связи с изменением условий рынка и появлением тренда к занятию четко очерченной бизнес-ниши. У них отсутствует формализация задач, их структура не строгая, зато все их возможности нацелены на удобство совместной работы. Люди могут редактировать какой-то файл, находясь в разных странах и часовых поясах, главное – чтобы им было комфортно делать это.
Обычно это порталы и сервисы публикации и хранения данных.
Программы с развитыми дополнительными инструментами
Это продукты с CRM-функциями, упрощающие обратную связь с клиентами (customer relation management). Это ПО, предлагающее расширенные варианты использования биллинга. Пакеты услуг весьма разнообразны, но выбранный вами должен быть простым в освоении, надежным, защищенным от действий злоумышленников, соответствующим параметрам имеющегося оборудования.
Технические возможности современных систем документооборота
Поэтому развитая и передовая СЭД (САДО) позволяет реализовать:
Также важна возможность масштабирования, расширения, произведения надстроек. При ее наличии вы можете быть уверены, что используемая система электронного документооборота обеспечивает комфорт управления сегодня и будет настолько же удобной и через месяц, и по прошествии пары-тройки лет.