Причины перерегистрации кассы в налоговой
Перерегистрация кассы — обязательная процедура, результатом которой является изменение реквизитов кассового аппарата в базе налоговой и карточке ККТ.
Перерегистрацию нужно проводить каждый раз, когда в юридической информации торговой точки что-то меняется: собственник, оператор фискальных данных или адрес.
Но и здесь не все так просто. Перерегистрация делится на два типа: с заменой фискального накопителя и без. Рассматриваем в этой статье каждый тип отдельно.
1. Модулькасса отслеживает срок и статус накопителя. Программа напомнит о замене накопителя за пятьдесят дней в личном кабинете и за месяц — в приложении и электронных отчетах за смену.
2. Если вы продаете кассу другой организации или предпринимателю, снимите кассу с учета, сохраните накопитель и только тогда отдавайте кассу новому владельцу.
3. Храните старый фискальный накопитель в течение пяти лет после замены. Налоговая может в любой момент прийти с проверкой и попросить архивный фискальный накопитель.
Если ваш магазин переезжает на новое место, сообщите об этом налоговой с помощью заявления о перерегистрации. Иначе можно получить штраф до 40 тысяч рублей. Перерегистрировать кассу нужно, даже если вы переезжаете с одного этажа на другой или стали работать с курьером.
Для курьерской доставки в качестве адреса установки укажите адрес, где касса будет находится большую часть времени. Например, когда заряжается или хранится, пока курьер отдыхает.
В месте установки укажите транспортное средство, на котором курьер развозит заказы. Если курьер пеший или передвигается на велосипеде, то пропишите слово «Курьер».
Чтобы сменить оператора фискальных данных, укажите реквизиты нового оператора на кассе, получите отчет о перерегистрации и передайте его вместе с заявлением в налоговую. Это нужно, чтобы новый оператор смог получать ваши чеки и отправлять их в налоговую.
Для перерегистрации понадобится договор и ИНН нового оператора фискальных данных.
Касса может работать в одном из двух режимов: фискальный, когда она обязана передавать чеки в налоговую, и автономный — без передачи чеков в налоговую, но с сохранением продаж в памяти накопителя.
Заявление в налоговую на регистрацию онлайн-кассы
Если вы купили новую кассу или перерегистрируете ее, например, из-за смены ОФД, нужно заполнить заявление на перерегистрацию. В марте 2021 форму бланка заявления обновили. Расскажем, как заполнить новый бланк, если вы подаете его в налоговую лично в бумажном формате. Новое заявление можно подать онлайн через личный кабинет, но об этом расскажем в другой статье.
Бланк можно взять в налоговой. А можно скачать, заполнить в Microsoft Excel, распечатать и принести в ФНС. Либо распечатать и заполнить вручную разборчивыми печатными буквами.
В заявлении титульный лист и четыре раздела — разберем, как заполнить каждый из них.
Титульный лист
Данные об организации
Если у вас иностранная организация, в ОГРН поставьте прочерки, а ИНН и КПП укажите российского подразделения.
Если будете заполнять эти данные онлайн — они автоматически появятся на всех страницах заявления. Если вручную — нужно будет прописать их на каждом листе отдельно.
Причины регистрации
Здесь нужно указать, регистрируете вы новую кассу или перерегистрируете старую. И если перерегистрируете, то по какой причине.
Вид документа. Укажите «1», если впервые регистрируете эту онлайн-кассу, или «2», если перерегистрируете ее.
Код причины перерегистрации. Если регистрируете кассу впервые, не указывайте ничего. Если перерегистрируете, укажите «да» под цифрой с подходящими причинами перерегистрации и «нет» — под остальными. Причины такие:
Если причин подачи заявления несколько, например, вы меняете ФН и ОФД, укажите «да» во всех нужных столбцах.
Наименование организации или ФИО ИП
Укажите ФИО, если вы ИП. Фамилию, имя и отчество пишите на новых строчках. В пустых клетках ставить прочерки не нужно. Если отчества нет, просто не пишите его.
Если вы юрлицо, укажите полное наименование организации. Не «ООО АТОЛ», а «Общество с ограниченной ответственностью „АТОЛ“».
Если перерегистрируете кассу из-за смены ФИО ИП или названия компании-владельца кассы, нужно указать не старые, а новые данные.
Число страниц заявления
Число страниц может меняться — всего в заявлении их 10, но некоторые страницы заполнять вам не придется. Поэтому впишите его в конце, когда заполните заявление полностью.
Во второй графе укажите, сколько дополнительных документов вы прикладываете к заявлению. Дополнительные документы — это, например, «Отчет об изменении параметров регистрации контрольно-кассовой техники в связи с заменой фискального накопителя».
В пустых ячейках поставьте прочерки.
Данные того, кто подает заявление
Укажите «1», если вы ИП или руководитель организации и заполняете заявление сами. И «2», если вы представитель организации или ИП. Прочерки ставить не нужно. Ниже поставьте подпись и укажите дату, в которую планируете подавать заявление в налоговую. Поставьте печать, если она есть.
На этом первая страница заявления заканчивается.
Если вы доверенное лицо, на второй странице нужно указать документ, позволяющий вам подписывать бумаги от лица компании. Обычно это доверенность с номером. Копию доверенности нужно приложить к заявлению.
Данные снизу заполнять не нужно — их впишет сотрудник налоговой.
На этом заканчивается вторая страница заявления и титульный лист. Переходим к следующему разделу.
Раздел 1. Сведения о ККТ
Тут нужно вписать данные кассы, которую вы регистрируете или перерегистрируете. В одном заявлении можно перерегистрировать только одну кассу. Если касс несколько — заполняйте несколько заявлений.
Наименование и реквизиты
Впишите наименование кассы и фискального накопителя так, как они указаны в реестре ККТ и реестре ФН. Писать название с коробки или из инструкции нельзя.
Заводские номера впишите те, что указаны на коробке или в гарантийном талоне.
Адрес установки и место применения
Адрес установки. Конкретный адрес, по которому касса находится большую часть времени. Это может быть помещение, которое вы арендуете. Либо юридический адрес фирмы, если конкретного помещения нет.
Адрес разбит на две страницы — район и город на третьей, остальное — на четвертой.
Место применения. Место расчетов. Здесь возможно несколько вариантов заполнения:
Здесь же нужно указать, применяете ли вы режим, позволяющий не передавать данные в ОФД. Этот режим доступен только тем, кто работает в труднодоступных районах. Для каждого региона список таких районов свой, его утверждают региональные власти.
Четвертая страница заявления и первый раздел на этом заканчиваются.
Раздел 2. Сведения об использовании ККТ
Здесь нужно указать, используете ли вы ККТ в некоторых специальных случаях. Указывайте «1», если используете, «2» — если нет.
Эти пункты находятся на пятой и шестой страницах заявления. Даже если вы проставляете везде «2», то есть «нет», эти страницы нужно обязательно заполнить и приложить к заявлению — без них его не примут.
Раздел 2.1. Сведения об автоматических устройствах
Этот раздел нужно заполнить, если вы собираетесь использовать кассу в автоматическом устройстве. Например, вендинговом автомате. Если не собираетесь — можно его не заполнять, не распечатывать и не прикладывать.
В графе «номер» нужно указать серийный номер из документов на автоматическое устройство. Адрес расположения автоматического устройства заполняется так же, как адрес расположения кассы.
Под автоматические устройства отведены 7 и 8 страницы заявления. На них можно вписать два автоматических устройства. Если устройств, подключенных к одной кассе, больше — можно распечатать еще страницы, чтобы указать их все.
Раздел 2 на этом заканчивается.
Раздел 3. Сведения об ОФД
Информация об операторе фискальных данных, через которого вы отправляете чеки в налоговую. Этот раздел не нужно заполнять и прикладывать к заявлению, если вы работаете в труднодоступных регионах.
Здесь нужно указать наименование и ИНН вашего оператора фискальных данных. Возьмите данные из договора, а не с сайта — официальное наименование и публичное название могут отличаться. Например «Первый ОФД» — это брендовое имя, а официальное наименование — АО «ЭСК», и именно его нужно указать в заявлении.
На этом страница 9 и третий раздел заканчиваются.
Раздел 4. Сведения о сформированных фискальных документах
Его нужно заполнить, если вы перерегистрируете кассу из-за смены фискального накопителя. Если причина другая — не заполняйте, не печатайте и не прикладывайте его к заявлению.
Сначала укажите, в чем причина замены ФН. Если причина в поломке — поставьте «1», если не в поломке — «2».
Раздел 4.1. Сведения из отчета о регистрации или отчета об изменении параметров регистрации
Этот раздел нужно заполнять в любом случае — не важно, закончился накопитель или сломался. Для его заполнения понадобится «Отчет о регистрации» (если накопитель сломался) или «Отчет об изменении параметров регистрации контрольно-кассовой техники в связи с заменой фискального накопителя» (если накопитель не сломался и можно распечатать этот отчет).
Раздел 4.2. Сведения из отчета о закрытии фискального накопителя
Этот раздел нужно заполнять, если накопитель не сломался. Тогда сформируйте на кассе отчет о его закрытии и перепишите данные из него.
На этом заканчивается последняя, 10 страница. Заявление можно подписывать и нести в налоговую.
Код причины перерегистрации ккт в заявлении
II. Порядок заполнения страницы 001 Заявления
6. При заполнении поля «Вид документа» проставляется соответствующая цифра:
7. В случае подачи Заявления в связи с регистрацией контрольно-кассовой техники поле «Код причины перерегистрации» не заполняется.
8. В случае подачи Заявления в связи с перерегистрацией контрольно-кассовой техники указывается код причины перерегистрации:
(в ред. Приказа ФНС России от 07.09.2018 N ММВ-7-20/527@)
(см. текст в предыдущей редакции)
В случае если основанием для подачи Заявления является замена фискального накопителя, с таким Заявлением подается отчет об изменении параметров регистрации контрольно-кассовой техники в связи с заменой фискального накопителя, сформированный контрольно-кассовой техникой при замене фискального накопителя, а в случае если контрольно-кассовая техника применялась в режиме, не предусматривающем обязательной передачи фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через оператора фискальных данных, пользователи обязаны осуществить считывание фискальных данных всех фискальных документов, содержащихся в фискальном накопителе, и представить эти фискальные данные в налоговые органы вместе с Заявлением.
В случае если основанием для подачи Заявления является замена фискального накопителя в связи с его поломкой, отчет о закрытии фискального накопителя может не представляться.
В случае если основанием для подачи Заявления являются одновременно несколько причин, то следует подавать одно Заявление с указанием всех причин его представления. При этом не могут быть одновременно указаны коды причины перерегистрации «5» и «6».
9. В поле «полное наименование организации-пользователя или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя-пользователя» Заявления при заполнении наименования организации указывается полное наименование организации, соответствующее ее полному наименованию, указанному в учредительном документе. В случае регистрации контрольно-кассовой техники на обособленное подразделение организации-пользователя указывается полное наименование организации, соответствующее наименованию, указанному в учредительном документе.
Фамилия, имя и отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя указываются полностью.
В случае подачи Заявления в связи с перерегистрацией контрольно-кассовой техники в связи с изменением наименования или фамилии и (или) имени и (или) отчества пользователя контрольно-кассовой техники указывается новое наименование организации либо фамилия, имя и отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя, в случае сохранения прежнего ИНН пользователя.
10. В поле, отведенном для заполнения количества представленных страниц Заявления, состоящем из трех знакомест, указывается количество страниц подаваемого Заявления. В поле, отведенном для заполнения количества листов прилагаемых документов и (или) их копий Заявления, указывается количество листов документов (копий документов), а также количество листов отчета о закрытии фискального накопителя в случае подачи Заявления в связи с перерегистрацией контрольно-кассовой техники.
11. При заполнении поля, отведенного для подтверждения достоверности и полноты сведений, указанных в Заявлении, указывается:
1) при указании лица, подтверждающего достоверность и полноту сведений, указанных в Заявлении, в поле, состоящем из одного знакоместа, проставляется соответствующая цифра:
2) в поле «фамилия, имя, отчество руководителя организации/обособленного подразделения организации/индивидуального предпринимателя/представителя» указываются построчно фамилия, имя и отчество (при наличии) руководителя организации (обособленного подразделения организации) или индивидуального предпринимателя (полностью) либо представителя, подтверждающего достоверность и полноту сведений, указанных в Заявлении;
3) в месте, отведенном для подписи, проставляется личная подпись руководителя организации (обособленного подразделения организации) или индивидуального предпринимателя либо представителя;
4) в месте, отведенном для печати, проставляется печать организации при ее наличии;
5) в поле «дата» указывается дата подписания Заявления;
6) в поле «Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя» указывается наименование документа, подтверждающего полномочия представителя.
12. Поля Заявления, отведенные для заполнения работником налогового органа, содержат сведения о количестве страниц Заявления, количестве листов документов и (или) их копий, приложенных к Заявлению, дате его представления, номере регистрации Заявления, фамилии и инициалах имени и отчества (при наличии) работника налогового органа, принявшего Заявление, его подпись.
13. Поля Заявления, отведенные для заполнения сведений о регистрации контрольно-кассовой техники в налоговом органе, содержат сведения о регистрационном номере контрольно-кассовой техники, присвоенном налоговым органом, и дате его присвоения, а также должности, фамилии и инициалах имени и отчества (при наличии) работника налогового органа, принявшего Заявление, его подпись. В случае подачи Заявления в связи с перерегистрацией контрольно-кассовой техники раздел «Сведения о регистрации контрольно-кассовой техники в налоговом органе» не заполняется.
Когда перерегистрировать онлайн-кассу?
Есть несколько причин для перерегистрации кассы: меняются сведения в карточке ККТ, меняется ОФД и другие. В статье рассказываем обо всех причинах и даем инструкцию по перерегистрации кассы в разных ситуациях
Сергей Скрябин
Читатель Андрей пишет: «Мой цветочный магазин переехал в другое место. Мне надо этого перерегистрировать кассу, которая там была, или нет? И как это сделать?»
Кассу надо перерегистрировать, если меняются сведения, указанные в карточке регистрации ККТ
Есть несколько причин для перерегистрации кассы, смена адреса ведения деятельности одна из них. Вот все причины:
У каждой причины есть свой код, об этом мы расскажем в следующем разделе.
Если меняются данные, которых в регистрационной карточке ККТ нет, кассу перерегистрировать не нужно. Например, если у компании или ИП изменилась система налогообложения, ставка НДС или сменился кассир. В этих случаях достаточно изменить настройки на кассе и сформировать на ней отчет об изменении настроек.
Как подать заявление на перерегистрацию ККТ
Заявление на перерегистрацию можно подать лично в любое отделение налоговой, через личный кабинет юрлица или ИП на сайте налоговой или в личном кабинете ОФД. Подать заявление нужно не позже, чем на следующий рабочий день после изменений.
При перерегистрации ККТ онлайн заявление вы заполните в кабинете налогоплательщика. Чтобы подать заявление на сайте налоговой, вам понадобится квалифицированная электронная подпись.
Если подписи нет, придется идти в отделение налоговой и подавать документы на бумаге.
Дальше мы дадим пошаговый план, как подать заявление на перерегистрацию ККТ в отделении налоговой и онлайн на сайте налоговой.
Инструкция по перерегистрации ККТ в отделении налоговой, если меняются сведения в карточке
Разберем, как подать заявление лично в отделении налоговой.
Шаг 1. Заполните заявление о перерегистрации.
Заявку на перерегистрацию заполняют на таком же бланке, как и при первичной регистрации онлайн-кассы в налоговой. Отличие в том, что на первой странице указывают причины перерегистрации.
В заявлении нужно заполнить все сведения, которые у вас есть. Если сведений нет и остаются пустые графы или поля, в них проставляется прочерк.
Если компания иностранная, не нужно указывать ОГРН/ОГРНИП в верхней части каждой страницы заявления.
Если компания не формирует на кассе бланки строгой отчетности, не нужно заполнять строку 150.
На титульном листе заявления нужно указать «Код причины перерегистрации». Заполнить нужно каждую ячейку: под кодами ваших причин перерегистрации поставьте «1» — это означает «да». В остальных ячейках проставьте «2», то есть «нет».
В таблице написали причины регистрации, их описание и коды этих причин в заявлении на перерегистрацию.
| Причина перерегистрации | Код причины | Описание причины перерегистрации |
|---|---|---|
| Смена адреса или места установки | Код 1 | Онлайн-касса переехала и теперь работает по другому адресу |
| Переход к другому ОФД | Код 2 | Раньше компания или ИП пользовались одним ОФД, а потом решили перейти к другому оператору |
| Изменение сведений о применении ККТ в составе автоматического устройства для расчетов | Код 3 | Касса стала частью автоматической системы расчетов, например, вендингового аппарата |
| Замена фискального накопителя | Код 4 | Накопитель нужно поменять, если: |
— истек срок его эксплуатации;
— он сломался;
— его память переполнена.
У нового фискального накопителя будет другой заводской номер. Этот номер — обязательный реквизит регистрационной карточки, поэтому если он изменился, онлайн-кассу надо перерегистрировать
Нельзя одновременно указать переход ККТ в режим передачи фискальных данных в налоговую инспекцию в электронной форме и выход из этого режима — это пункты 5 и 6 в форме заявления. Остальные причины можно указывать в одном заявлении.
Шаг 2. Подайте заявление в налоговую лично. Если все верно, налоговая примет заявление и поставит печать.
Шаг 3. Получите новую карточку регистрации ККТ. Сотрудник налоговой выдаст ее сразу после перерегистрации.
Инструкция по перерегистрации ККТ на сайте налоговой, если меняются сведения в карточке
Изменить сведения в карточке регистрации ККТ можно онлайн и без визита в отделение — на сайте налоговой. Для работы на этом сайте вам потребуется КЭП — квалифицированная электронная подпись. Без нее подать заявление онлайн не получится.
Шаг 1. На сайте налоговой зайдите в личный кабинет компании или ИП и выберите раздел, где хранится информация обо всех ваших кассах. Для компании это будет «Учет контрольно-кассовой техники», а для ИП — «Мои кассы».
Шаг 2. Выберите кассу, которую нужно перерегистрировать. ИП нужно нажать на строку с данными о кассе. Компании — на регистрационный номер кассы в графе «РН ККТ».
Шаг 3. Откроется окно с подробной информацией об онлайн-кассе. В этом окне нажмите кнопку «Перерегистрировать».
Шаг 4. Откроется окно «Заявление о перерегистрации контрольно-кассовой техники». Из списка выберите причину перерегистрации онлайн-кассы. Например, «Перерегистрация ККТ в связи с изменением адреса и места установки».
Нажмите «Далее» и впишите новый адрес, где будет находиться касса.
Шаг 5. После того как заполнили заявление, нажмите «Подписать и отправить».
Шаг 6. Когда налоговая обработает заявление, в разделе с кассами в вашем личном кабинете появится статус «ККТ перерегистрирована».
Шаг 7. Новая карточка о регистрации ККТ автоматически появится в вашем личном кабинете.
Инструкция по перерегистрации ККТ, если меняется фискальный накопитель
При замене фискального накопителя процесс другой — вы уже не просто изменяете информацию в карточке, а регистрируйте другое устройство.
Шаг 1. Закройте смену на кассе. Убедитесь, что все фискальные документы с кассы переданы в ОФД: в отчете «О закрытии смены» в поле «Количество непереданных ФД» должно быть пусто.
Шаг 2. Сформируйте на кассовом аппарате «Отчет о закрытии фискального накопителя» — как это сделать, сказано в инструкции производителя кассы.
Если отчет сформировать не получилось того, что фискальный накопитель сломан, все равно переходите к следующему шагу. В конце инструкции мы расскажем, что делать со сломанным фискальным накопителем.
Шаг 3. Установите новый фискальный накопитель.
Шаг 4. Сформируйте отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)». Это тоже есть в инструкции к вашей кассе.
После этого вам надо перерегистрировать саму онлайн-кассу. Дальше процесс будет отличаться в зависимости от того, будете вы это делать в отделении налоговой лично или на сайте с помощью КЭП.
Если подаете заявление на перерегистрацию кассы онлайн, перейдите к шагу 5а.
Если подаете заявление лично в отделении налоговой, перейдите в шагу 5б.
Шаг 5а. Перерегистрируйте кассу так же, как в случае, когда меняются сведения в карточке ККТ:
1. В своем личном кабинете на сайте налоговой зайдите в раздел, где хранятся сведения о ваших кассах.
2. Выберите кассу, которую хотите перерегистрировать.
3. В окне с подробной информацией выберите «Перерегистрировать».
4. В окне «Заявление о перерегистрации контрольно-кассовой техники» выберите причину: «Перерегистрация ККТ в связи с заменой фискального накопителя».
5. Укажите данные из отчета «О закрытии фискального накопителя», который вы сформировали на своей кассе, когда меняли фискальный накопитель: дату и время, номер фискального документа, фискальный признак.
Если фискальный накопитель сломан, поставьте галочку в чекбоксе «ФН неисправен, предоставить отчет о закрытии ФН невозможно»:
6. Укажите реквизиты из отчета «Об изменении параметров регистрации», который вы тоже сформировали на кассе при смене фискального накопителя. Это дата и время, номер фискального документа, фискальный признак:
7. Нажмите «Выбрать модель ФН»:
Выберите из предложенного списка модель вашего нового фискального накопителя и укажите его заводской номер. Номер можно посмотреть в документах к накопителю.
Если представлены недостоверные сведения или фискального накопителя нет в реестре, налоговая откажет в перерегистрации.
Шаг 5б. Если вы будете менять данные в отделении, процесс другой.
Заполните заявление на перерегистрацию кассы:
1. Поставьте «1» в блоке под цифрой 4 в разделе «Код причины перерегистрации». Это значит, что вы перерегистрируете кассу замены фискального накопителя.
2. В разделе 1 в строках 030 и 040 впишите наименование нового фискального накопителя и его заводской номер.
3. Заполните раздел 4 — впишите данные из отчетов о закрытии фискального накопителя и изменении параметров фискального накопителя.
Если накопитель сломан и отчет о закрытии получить не удалось, в разделе 4 в строке 180 поставьте «1». Подраздел 4.2 «Сведения из отчета о закрытии фискального накопителя» заполнять не нужно.
4. Заполните остальные разделы заявления так же, как и при первичной регистрации ККТ.
5. К заявлению приложите отчет о закрытии фискального накопителя, если он есть, и отчет об изменении параметров фискального накопителя.
6. Если все верно, налоговая примет заявление и перерегистрирует онлайн-кассу.
Шаг 6. После подачи заявления или перерегистрации на сайте налоговой, вам придет новая карточка регистрации ККТ.
Если фискальный накопитель сломан и отчет сформировать не удалось: